お客様から、「取引先から請求書をメールで送ってほしいと頼まれたんだけど、Excelのファイルをそのまま送ればいいの？」というご質問をいただきました。
「請求書のようなデータの場合は、【PDFファイル】」にして送るのがいいですよ。」とお答えさせていただきましたが、
なぜ、PDFファイルの方がいいのか？どうやってPDFファイルにすればいいのか？
もちろん、知っておきたい内容ですよね。
そこで、今回は【PDFファイル】についてお話します。
目次
PDFは、【Portable Document Format（ポータブル ドキュメント フォーマット】の略で、紙に印刷したような状態で保存したファイルです。
具体的に紙の書類の特徴をあげてみると
上記のような紙書類と同じような扱いができるのが、PDFファイルの特徴です。
では、ここでPDFファイルの特徴をまとめてみましょう。
【PDFファイルの特徴】
１．作成したアプリがインストールされていないパソコンやタブレット・スマホでも閲覧できる。
PDFファイルを閲覧するソフトは、代表的なAcrobatReader（アクロバットリーダー）をはじめ、無料で提供されているものが多くあります。もちろん、タブレットやスマホにインストールできるアプリも無料で提供されています。
Excel・Word・Powerpoint等有料ソフトとは違い誰でも使えるのが特徴です。
２．環境に左右されず同じように見える（レイアウトが崩れない）
Excelのファイルで送ると、使用しているパソコンの環境によって、レイアウトが崩れたりすることがあります。
例えば、設定されているフォントの種類が、受け取り側のパソコンには入っていない場合は、違うフォントに変えて表示されます。
３．編集しにくい
請求書などをExcelで送った場合、受け取った側で何かの拍子に計算式を消してしまったり、文字が消えてしまったり、という事が起こる可能性があります。
故意に編集しようとしなくても、そのようなことは起こりえますよね。そういう誤操作を引き起こしにくいのもPDFファイルの特徴です。
AcrobatReader等のPDFファイルを閲覧するソフトには、簡単な入力機能がついていて、文字を書き足したり、取り消し線を付けたり、チェックマークを入れたりすることはできますが、誤操作程度では編集できません。
４．まとめ
それぞれの特徴をとらえて、どんな時にPDFファイルを利用するか簡単にまとめてみました。
| アプリケーションのファイル | PDFファイル | |
|---|---|---|
| 送り先で編集が必要な資料 | 〇 | × |
| 送り先で編集が必要ない資料 | × | 〇 |
| フォントなど特殊な設定をしている資料 | × | 〇 |
| チラシ等レイアウトが複雑な資料 | × | 〇 |
では、早速Excelで作った見積書をPDFファイルに保存してみましょう。
１．【ファイル】メニュー→【名前を付けて保存】の順にクリック
２．【名前を付けて保存ダイアログボックス】の、【ファイルの種類】の右側の▼をクリック
３．【PDF（.pdf)】を選択
４．【オプション】ボタンをクリック
５．【オプションダイアログボックス】の【発行対象】を【選択されたシート】にして【OK】をクリック
※現在表示しているシートだけをPDFに変換します。ブック全体（複数シート）をまとめてPDFに変換するときは、【ブック全体】を選んでください。
６．【ファイル名】の欄に、任意の名前を入力し、【保存】ボタンをクリック
ExcleファイルをPDFファイルに保存する方法をご紹介しましたが、
他にもスキャナで資料をスキャンした時にPDF保存をすることができます。
恐らく、スキャナ（プリンタやコピー機のスキャナ機能）で資料を取り込む際、
【JPG形式】と【PDF形式】を選べると思います。
どう違うの？と思っている方もいらっしゃるのではないでしょうか？
一番大きな違いは、【JPG形式】は、スキャンした1枚ごとに1ファイルになるのに対し、【PDF形式】は、スキャンした複数枚を1つのファイルにすることができるという点です。
会議資料など複数枚にわたる資料は、PDFファイルでスキャンした方がいいですね。
他には、ファイルサイズの違いもあります。
同じA4サイズ1枚の資料を【JPG形式】と【PDF形式】でスキャンした場合PDFファイルで保存してみたところ、
【JPG形式】は976KBに対して、【PDF形式】は605KBでした。
資料の種類や使用するスキャナ機能や設定によっても異なると思いますが、PDFファイルの方が小さくなります。
用途に合わせて、上手にファイル形式を選んでくださいね。
作成した資料や画像には、必ず名前を付けていますよね。
一見名前だけに見えますが、実は名前の後ろには、拡張子と呼ばれる【.（ドット）＊＊＊＊】という文字がついています。
拡張子はとても重要な役割をしているので、通常初期設定では変更ができないように表示をしていません。
この拡張子は、保存されているファイルがどんな種類のものかを表しています。
例えば
この拡張子によって使えるアプリが異なり、拡張子と対応したアプリを紐づけしてアイコンの表示を変えているので、アイコンを見れば、ファイルの種類が分かります。
拡張子が.xlsxのとき
拡張子が.pdfのとき
では、拡張子を確認してみましょう！
≪windowsの場合≫
ファイルのアイコンの上で、右クリックをし、【プロパティ】を選びます。
プロパティ画面が表示されます。
ここに、ファイルの種類と、拡張子が表示されています。
